Staffly — Billing & Refund Policy

Last updated: 4 July 2026 · Operated by THE FINEST TOUCH EMPIRE (201903323024 / 003047152-P)

1. Plans & prices

• Plans are a flat price per company, not per employee: Free (RM0, up to 3 staff), Starter (RM99/mo, up to 15), Growth (RM249/mo, up to 50), Business (RM499/mo, up to 150). Business 151+ adds RM3 per extra employee per month.
• Annual billing is available at about 2 months free (Starter RM990/yr, Growth RM2,490/yr, Business RM4,990/yr).
• Prices are in Ringgit Malaysia (MYR) and are introductory and may change (see section 7).
• SST: prices are shown excluding SST. SST (currently 8% on taxable services) will be added only if and when Staffly is SST-registered (we register when turnover crosses the RM500,000 threshold). Until then, no SST is charged.

2. Payment

• Paid plans are charged in advance — monthly or annually, depending on the cycle you choose.
• Payments are processed by our payment providers: Billplz (FPX online banking — you pay each cycle manually) and Stripe (card auto-pay — automatic recurring debit). We do not store your full card or bank credentials; they are handled by the provider.
• Your subscription starts when the first payment is received, and — for card auto-pay — auto-renews at the end of each billing cycle using your card, unless you cancel before the renewal date. FPX customers renew by paying again each cycle.
• We show the amount and renewal date before you subscribe.

3. Free plan

• The Free plan is genuinely free (no card required) for up to 3 staff, with real payroll. We may change Free-plan limits with reasonable notice. No charges apply to the Free plan.

3a. Free trial

• Signing up puts your company on the Free plan. Whenever you are ready you may start a 14-day free trial on any paid plan (Starter, Growth or Business) from your Billing page. No credit card is required to start it.
• One trial per company, ever. The trial is a single, one-time offer — you choose which plan to spend it on, and it cannot be restarted, transferred to another plan, or reset by cancelling and signing up again.
• When the 14 days end and you have not subscribed: if you have 3 or fewer staff, your company moves to the Free plan and you keep working. If you have more than 3 staff, your company moves to the read-only state in section 8 — you can still log in, view and export everything, but paid actions are locked. Your staff data is never deleted because a trial ended.
• To resume full access you subscribe to a paid plan, and you may choose any plan — not necessarily the one you trialled.
• Subscribing during the trial ends the trial immediately: your paid period starts on the day you pay, and any unused trial days are not carried over or credited. The Billing page shows this before you pay.
• The 14-day trial is separate from the 14-day money-back guarantee in section 6 and from the 7-day failed-payment grace period in section 8. They are three different windows.
• Complimentary/partner accounts granted by Staffly are not subject to this section.

4. Upgrades & downgrades

• An upgrade (for example Starter to Growth) takes effect immediately. You pay the full price of the new plan for a full new billing period — that period begins when your current period ends (no paid days are lost), and the remainder of your current period is upgraded to the new plan at no extra charge. There is no proration.
• A downgrade takes effect at the end of the current paid cycle; there is no partial refund for the downgraded portion. If your staff count exceeds the lower plan's cap, you must reduce staff first (or the downgrade is blocked) — your data is retained, but some staff records may become read-only until you are within the cap.

5. Cancellation

• You can cancel anytime from your account, or by contacting us. Cancelling turns auto-renew off — your plan and access continue unchanged until the end of the current paid period, and you are not charged again.
• For card (Stripe) subscriptions, you cancel from the billing portal linked in your account; this also stops the automatic card charge.
• At the end of that period, your company moves to the Free plan if within the Free limit (up to 3 staff), or to the read-only state in section 8 if above it (log in, view and export, but paid actions locked). Your data is never deleted because you cancelled.
• Paying again resumes your subscription — before or after the period ends.
• Cancelling a free trial takes effect immediately (nothing was paid).
• We retain your data under the Privacy Policy retention terms so you can export or resubscribe; we do not delete it as an immediate result of cancellation. After the retention window we may delete it.

6. Refunds

• 14-day money-back guarantee: on your first paid subscription, request a full refund within 14 days of the first charge and we will refund it, no questions asked.
• Monthly plans: after the 14-day window, the current month is non-refundable once charged; you keep access until the period ends.
• Annual plans: after the 14-day window, annual subscriptions are non-refundable; you keep full access until the end of the paid term, after which it stops renewing unless you renew.
• Approved refunds are processed to the original payment method within 21 working days.
• Statutory or required refunds under Malaysian consumer law are honoured regardless of the above.

7. Price changes

• We may change prices. For existing paying customers, changes apply from the next renewal after we give reasonable notice (for example, 30 days by email or in-app). Continuing after the change means you accept the new price; otherwise you may cancel before renewal.

8. Failed payments

• If a renewal payment fails, your plan stays fully active during a 7-day grace period. (Card payments are retried automatically — see the next point. FPX payments are not retried: you pay again when you are ready.)
• For card auto-pay (Stripe): your card is retried automatically over the following days. If a retry succeeds — even after the grace period has ended — your access is restored automatically, with nothing further for you to do. Your bank may ask you to authorise the payment (3DS/OTP); we show a link in the app to complete it. You are never charged twice for the same period.
• After the grace period, if payment is still not made and your team is within the Free limit (up to 3 staff), your company is downgraded to Free and keeps working (HR core plus basic payroll).
• After the grace period, if your team is above the Free limit, your account becomes read-only: you can still log in, view and export your existing data, but paid actions are locked (such as running new payroll or adding staff) until payment is made.
• We usually send reminder emails about 7, 3 and 1 day before the grace period ends. These reminders are a courtesy and not a guarantee: the change to Free or read-only takes effect on the dates described above, based on when the payment failed, and does not depend on whether you received our reminder emails.
• We do not delete your data because of non-payment. Your data is retained under the Privacy Policy, and you can reactivate at any time by paying — your data and settings are restored. Deletion only happens after the normal retention window, never as an immediate consequence of a missed payment.

9. Taxes & invoices

• You are responsible for any taxes not collected by us. We provide an invoice or receipt for each payment.
• If SST applies (see section 1), it will be itemised on the invoice once we are SST-registered.

10. Language

• This policy is published in English and Bahasa Malaysia. The English version is binding; the Bahasa Malaysia version is provided for convenience of reference only. If there is any conflict of interpretation between the two, the English version prevails.

11. Contact

Billing questions: support@staffly.com.my / privacy@staffly.com.my — THE FINEST TOUCH EMPIRE, No. 239, Jalan Kristal 3, Kompleks Perindustrian Ringan Kristal, Jln Gangsa, 05150 Alor Setar, Kedah.

Bahasa Malaysia (versi penuh di bawah)

Staffly — Dasar Bil & Bayaran Balik

Kemas kini terakhir: 4 Julai 2026 · Dikendalikan oleh THE FINEST TOUCH EMPIRE (201903323024 / 003047152-P)

1. Pelan & harga

• Pelan dikenakan harga rata bagi setiap syarikat, bukan bagi setiap pekerja: Free (RM0, sehingga 3 kakitangan), Starter (RM99/bulan, sehingga 15), Growth (RM249/bulan, sehingga 50), Business (RM499/bulan, sehingga 150). Business 151+ menambah RM3 bagi setiap pekerja tambahan sebulan.
• Bil tahunan disediakan pada kadar kira-kira 2 bulan percuma (Starter RM990/tahun, Growth RM2,490/tahun, Business RM4,990/tahun).
• Harga adalah dalam Ringgit Malaysia (MYR), bersifat pengenalan dan mungkin berubah (lihat seksyen 7).
• SST: harga dipaparkan tidak termasuk SST. SST (kini 8% ke atas perkhidmatan bercukai) akan ditambah hanya jika dan apabila Staffly berdaftar SST (kami mendaftar apabila perolehan melepasi ambang RM500,000). Sehingga itu, tiada SST dikenakan.

2. Pembayaran

• Pelan berbayar dicaj terlebih dahulu — bulanan atau tahunan, bergantung pada kitaran yang anda pilih.
• Pembayaran diproses oleh penyedia pembayaran kami: Billplz (perbankan dalam talian FPX — anda membayar secara manual setiap kitaran) dan Stripe (auto-bayar kad — debit berulang automatik). Kami tidak menyimpan butiran penuh kad atau bank anda; ia dikendalikan oleh penyedia tersebut.
• Langganan anda bermula apabila pembayaran pertama diterima, dan — bagi auto-bayar kad — diperbaharui secara automatik pada akhir setiap kitaran bil menggunakan kad anda, melainkan anda membatalkan sebelum tarikh pembaharuan. Pelanggan FPX memperbaharui dengan membayar semula setiap kitaran.
• Kami menunjukkan jumlah dan tarikh pembaharuan sebelum anda melanggan.

3. Pelan Free

• Pelan Free benar-benar percuma (tiada kad diperlukan) untuk sehingga 3 kakitangan, dengan pengiraan gaji sebenar. Kami mungkin mengubah had pelan Free dengan notis munasabah. Tiada caj dikenakan pada pelan Free.

3a. Percubaan percuma

• Pendaftaran meletakkan syarikat anda pada pelan Free. Apabila anda bersedia, anda boleh memulakan percubaan percuma 14 hari pada mana-mana pelan berbayar (Starter, Growth atau Business) dari halaman Bil anda. Tiada kad kredit diperlukan untuk memulakannya.
• Satu percubaan bagi setiap syarikat, selama-lamanya. Percubaan ini ialah tawaran sekali sahaja — anda memilih pelan mana untuk menggunakannya, dan ia tidak boleh dimulakan semula, dipindahkan ke pelan lain, atau ditetapkan semula dengan membatalkan dan mendaftar semula.
• Apabila 14 hari tamat dan anda belum melanggan: jika anda mempunyai 3 kakitangan atau kurang, syarikat anda beralih ke pelan Free dan anda boleh terus bekerja. Jika anda mempunyai lebih daripada 3 kakitangan, syarikat anda beralih ke keadaan baca sahaja dalam seksyen 8 — anda masih boleh log masuk, melihat dan mengeksport semuanya, tetapi tindakan berbayar dikunci. Data kakitangan anda tidak sekali-kali dipadam kerana percubaan tamat.
• Untuk menyambung semula akses penuh, anda melanggan pelan berbayar, dan anda boleh memilih mana-mana pelan — tidak semestinya pelan yang anda cuba.
• Melanggan semasa percubaan menamatkan percubaan dengan serta-merta: tempoh berbayar anda bermula pada hari anda membayar, dan sebarang baki hari percubaan yang tidak digunakan tidak dibawa ke hadapan atau dikreditkan. Halaman Bil menunjukkan perkara ini sebelum anda membayar.
• Percubaan 14 hari adalah berasingan daripada jaminan wang dikembalikan dalam 14 hari dalam seksyen 6 dan daripada tempoh bertimbang rasa 7 hari bagi pembayaran gagal dalam seksyen 8. Ketiga-tiganya adalah tempoh yang berbeza.
• Akaun ihsan/rakan kongsi yang diberikan oleh Staffly tidak tertakluk kepada seksyen ini.

4. Naik taraf & turun taraf

• Naik taraf (contohnya Starter ke Growth) berkuat kuasa serta-merta. Anda membayar harga penuh pelan baharu bagi satu tempoh bil baharu yang penuh — tempoh itu bermula apabila tempoh semasa anda tamat (tiada hari berbayar hilang), dan baki tempoh semasa anda dinaik taraf ke pelan baharu tanpa caj tambahan. Tiada pengagihan pro rata.
• Turun taraf berkuat kuasa pada akhir kitaran berbayar semasa; tiada bayaran balik separa bagi bahagian yang diturunkan taraf. Jika bilangan kakitangan anda melebihi had pelan yang lebih rendah, anda perlu mengurangkan kakitangan terlebih dahulu (atau turun taraf akan disekat) — data anda dikekalkan, tetapi sesetengah rekod kakitangan mungkin menjadi baca sahaja sehingga anda berada dalam had.

5. Pembatalan

• Anda boleh membatalkan pada bila-bila masa dari akaun anda, atau dengan menghubungi kami. Pembatalan mematikan pembaharuan automatik — pelan dan akses anda berterusan tanpa perubahan sehingga akhir tempoh berbayar semasa, dan anda tidak dicaj lagi.
• Bagi langganan kad (Stripe), anda membatalkan melalui portal bil yang dipautkan dalam akaun anda; ini juga menghentikan caj kad automatik.
• Pada akhir tempoh tersebut, syarikat anda beralih ke pelan Free jika berada dalam had Free (sehingga 3 kakitangan), atau ke keadaan baca sahaja dalam seksyen 8 jika melebihinya (log masuk, lihat dan eksport, tetapi tindakan berbayar dikunci). Data anda tidak sekali-kali dipadam kerana anda membatalkan.
• Membayar semula akan menyambung langganan anda — sama ada sebelum atau selepas tempoh tamat.
• Membatalkan percubaan percuma berkuat kuasa serta-merta (tiada apa-apa yang telah dibayar).
• Kami mengekalkan data anda menurut terma pengekalan Dasar Privasi supaya anda boleh mengeksport atau melanggan semula; kami tidak memadamnya sebagai akibat serta-merta pembatalan. Selepas tempoh pengekalan, kami mungkin memadamnya.

6. Bayaran balik

• Jaminan wang dikembalikan dalam 14 hari: bagi langganan berbayar pertama anda, mohon bayaran balik penuh dalam tempoh 14 hari dari caj pertama dan kami akan memulangkannya, tanpa sebarang soalan.
• Pelan bulanan: selepas tempoh 14 hari tersebut, bulan semasa tidak boleh dikembalikan setelah dicaj; anda mengekalkan akses sehingga tempoh itu tamat.
• Pelan tahunan: selepas tempoh 14 hari tersebut, langganan tahunan tidak boleh dikembalikan; anda mengekalkan akses penuh sehingga akhir tempoh berbayar, selepas itu ia berhenti diperbaharui melainkan anda memperbaharuinya.
• Bayaran balik yang diluluskan diproses ke kaedah pembayaran asal dalam tempoh 21 hari bekerja.
• Bayaran balik berkanun atau yang dikehendaki di bawah undang-undang pengguna Malaysia tetap dipatuhi tanpa mengira perkara di atas.

7. Perubahan harga

• Kami mungkin mengubah harga. Bagi pelanggan berbayar sedia ada, perubahan terpakai mulai pembaharuan seterusnya selepas kami memberikan notis munasabah (contohnya, 30 hari melalui emel atau dalam aplikasi). Meneruskan penggunaan selepas perubahan bermakna anda menerima harga baharu; jika tidak, anda boleh membatalkan sebelum pembaharuan.

8. Pembayaran gagal

• Jika pembayaran pembaharuan gagal, pelan anda kekal aktif sepenuhnya sepanjang tempoh bertimbang rasa 7 hari. (Pembayaran kad dicuba semula secara automatik — lihat titik berikutnya. Pembayaran FPX tidak dicuba semula: anda membayar semula apabila anda bersedia.)
• Bagi auto-bayar kad (Stripe): kad anda dicuba semula secara automatik dalam beberapa hari berikutnya. Jika percubaan semula berjaya — walaupun selepas tempoh bertimbang rasa tamat — akses anda dipulihkan secara automatik, tanpa apa-apa lagi yang perlu anda lakukan. Bank anda mungkin meminta anda mengesahkan pembayaran (3DS/OTP); kami memaparkan pautan dalam aplikasi untuk melengkapkannya. Anda tidak sekali-kali dicaj dua kali bagi tempoh yang sama.
• Selepas tempoh bertimbang rasa, jika pembayaran masih tidak dibuat dan pasukan anda berada dalam had Free (sehingga 3 kakitangan), syarikat anda diturunkan taraf ke Free dan boleh terus beroperasi (teras HR serta pengiraan gaji asas).
• Selepas tempoh bertimbang rasa, jika pasukan anda melebihi had Free, akaun anda menjadi baca sahaja: anda masih boleh log masuk, melihat dan mengeksport data sedia ada anda, tetapi tindakan berbayar dikunci (seperti menjalankan pengiraan gaji baharu atau menambah kakitangan) sehingga pembayaran dibuat.
• Kami biasanya menghantar emel peringatan kira-kira 7, 3 dan 1 hari sebelum tempoh bertimbang rasa tamat. Peringatan ini adalah sebagai ihsan dan bukan jaminan: perubahan kepada Free atau baca sahaja berkuat kuasa pada tarikh yang diterangkan di atas, berdasarkan tarikh pembayaran gagal, dan tidak bergantung pada sama ada anda menerima emel peringatan kami.
• Kami tidak memadam data anda kerana ketidakbayaran. Data anda dikekalkan menurut Dasar Privasi, dan anda boleh mengaktifkan semula pada bila-bila masa dengan membayar — data dan tetapan anda dipulihkan. Pemadaman hanya berlaku selepas tempoh pengekalan biasa, tidak sekali-kali sebagai akibat serta-merta pembayaran yang tertunggak.

9. Cukai & invois

• Anda bertanggungjawab ke atas sebarang cukai yang tidak dikutip oleh kami. Kami menyediakan invois atau resit bagi setiap pembayaran.
• Jika SST terpakai (lihat seksyen 1), ia akan diperincikan pada invois setelah kami berdaftar SST.

10. Bahasa

• Dasar ini diterbitkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Versi Bahasa Inggeris adalah mengikat; versi Bahasa Malaysia disediakan untuk kemudahan rujukan sahaja. Jika terdapat sebarang percanggahan tafsiran antara kedua-duanya, versi Bahasa Inggeris akan mengatasi.

11. Hubungi

Soalan berkaitan bil: support@staffly.com.my / privacy@staffly.com.my — THE FINEST TOUCH EMPIRE, No. 239, Jalan Kristal 3, Kompleks Perindustrian Ringan Kristal, Jln Gangsa, 05150 Alor Setar, Kedah.

Versi Bahasa Inggeris bagi dasar ini juga disediakan dan merupakan versi yang mengikat.

← Back to Staffly